Qu’est-ce qu’un outil de recrutement ?
L’une des meilleures façons de recruter des pépites dans un secteur d’activité donné consiste à adopter une stratégie durable. Pourtant trouver le meilleur profil pour un poste n’est jamais une tâche aisée. Plusieurs outils de recrutement peuvent vous aider, il ne faut pas hésiter à les utiliser, le temps des fichiers excel est révolu !
Certains sont gratuits, d’autres payants, certains comportent des fonctionnalités pour gérer vos entretiens en visio ou vos tests d’évaluation de compétences. Ces outils constituent une véritable aide pour les recruteurs et il serait dommage de s’en passer. Cependant, comme il existe une offre pléthorique sur le marché, il peut être difficile de faire votre choix. Cet article vous explique pourquoi et comment choisir les outils de recrutement adaptés à vos besoins.
L'utilité des outils de recrutement est bien connue. Ils simplifient le processus de recrutement. Les entreprises doivent consacrer un temps précieux mais parfois aussi un budget conséquent à la recherche des meilleurs talents. Aujourd’hui, grâce aux solutions digitales innovantes, plus besoin d’éplucher une pile de CV ou de passer de longues heures à préparer et gérer les entretiens d’embauche.
Pourquoi utiliser les outils de recrutement ?
Si vous avez encore du mal à vous décider à l’utilisation des outils de recrutement, voici les bonnes raisons qui pourraient vous motiver, ils servent à :
Améliorer les performances de l’entreprise
Développer l’engagement des collaborateurs
Orienter l’entreprise vers des process modernisés
Gagner un temps non négligeable
Digitaliser les services de ressources humaines
Faciliter la réponse à des candidats qui sont de plus en plus connectés
1. Les moteurs de recherche ou site d’offres d’emploi (jobboards)
Autrement appelés méta-moteurs, ces agrégateurs vous permettent de passer d’un site à l’autre et d’ouvrir une multitude de pages, en trouvant toutes les infos sur une seule et même ressource. Ils sont bien identifiés et identifiables sur le marché français : Pôle-Emploi (qui reste le plus utilisé en France, gratuité pour les employeurs oblige), Cadremploi, Leboncoin, l’Apec, RegionsJob ou Juritravail sont les plus connus.
CVthèque de Pôle Emploi
C’est le 20 décembre 2008 que Pôle Emploi a été créé en France. Le site de l’organisme public a constitué une immense CVthèque. Elle rassemble des millions de CV qui permettent à de nombreuses entreprises de trouver le profil idéal. Le moteur de recherche dédié aux CV vous permet dans un premier temps de sélectionner le métier et le secteur pour lesquels vous souhaitez recruter. Ensuite, vous pouvez affiner vos recherches et sélectionner les CV qui correspondent le mieux à vos besoins.
Apec Recruteur
Apec Recruteur est un puissant moteur de recherche fondé en 1966 par Marie-Laure Collet. L’outil revendique une base de données de plus de 300 000 profils publiés. Si l’Apec a vu le jour, c’est principalement dans le but d’améliorer le fonctionnement du marché de l’emploi. Sa croissante sollicitation se traduit par les nombreux atouts qu’il revêt. Outre la facilitation du processus de recrutement, l’entreprise se positionne sur l'accompagnement des candidats dans leur évolution professionnelle.
LinkedIn Recruiter (réseau social)
Avec plus de 750 millions de candidats répartis à travers le monde, dont 23 millions de profils en France, Linkedln recruiter est basé en France. Ici, chaque candidat remplit et publie son CV, puis étend son réseau grâce aux demandes de connexions. Le moteur de recherche spécialisé est sans pareil et aide facilement les DRH à procéder aux meilleurs recrutements. Il existe désormais un nom à cette pratique : l’inbound & outbound Marketing !
CVthèque RegionsJob
C’est depuis octobre 2013 que CVthèque RegionsJob est en ligne. Il s’agit d’une plateforme de recrutement qui enregistre environ 80 000 nouveaux CV par mois. Cette version améliorée de CVthèque a su conquérir le cœur des recruteurs en réunissant rapidité, confort d’utilisation et pertinence. Elle enregistre plus de 2 000 compétences clés une semaine après son édition.
2. Les outils de matching
Utilisé au départ majoritairement pour des recrutements volumiques, le matching s’est désormais fortement démocratisé.
Généralités sur le matching de recrutement
Il s’agit d’une technique de présélection des candidats après évaluation des candidatures sur la base de critères précis. Certains outils comme les SIRH ont été développés pour réaliser automatiquement cette méthode. Le plus souvent, les paramètres qui entrent en ligne de compte sont les années d'expérience, le niveau d’études, les compétences, la localisation du candidat.
Bref, il s’agit des critères qui permettent de s’assurer que le candidat répond au profil du poste. Cette technique prend la dénomination de matching affinitaire lorsqu’on associe aux compétences techniques, les qualités humaines telles que le dynamisme, la capacité à travailler en équipe, motivation, mobilité, etc.
Le grand avantage avec le matching c’est que son analyse est ultra efficace. Il est capable de sélectionner des candidats que vous aurez laissés en effectuant une simple analyse de CV. A titre d’illustration, un candidat n’ayant pas le nombre d’années d’expérience requis mais avec beaucoup de soft skills que vous recherchez pourra être retenu. Les outils de matching doivent être mis en place et configurés avec beaucoup de minutie pour produire les effets escomptés.
Comment mettre en place la méthode de matching ?
La réussite d’un matching est conditionnée par un sourcing efficace de recrutement. En termes simples, le sourcing représente une méthode qui consiste à identifier les meilleurs profils de candidats pour un poste vacant. Il nécessite aussi la mise en place d’un processus de recrutement et d’une stratégie efficace en amont.
En effet, il est indispensable de bien définir les critères de sélection des candidats pour profiter de tous les atouts d’un matching. Pour une offre qui recherche un développeur web, les critères techniques peuvent se décliner sur les bonnes connaissances en langage de programmation, le nombre d’expériences professionnelles, les compétences en modélisation des sites internet, environnement informatique, normes en vigueur, etc.
Comme softskills, le candidat idéal doit être créatif, capable de travailler en équipe, être curieux, etc. En ligne, il existe une large palette d’outils permettant de réaliser le matching de manière automatique pour dénicher rapidement et efficacement les meilleurs talents.
Matching de recrutement : avantages et limites
Le tout premier bénéfice de cette technique est le gain de temps inestimable qu’elle propose. Sourcing des profils, analyse des CV, prise de décision finale : telles sont les phases du recrutement les plus chronophages que les outils de matching arrivent à réaliser en un rien de temps.
Sauf qu’on ne peut pas compter à 100% sur un algorithme de matching pour décrocher les talents idéaux pour un poste. Puisqu’il s’agit de logiciels automatisés, si les données sont mal orthographiées ou non actualisées, ils peuvent “avaler” le profil du candidat. C’est pourquoi il faut toujours vérifier de très près la configuration et parfois filtrer les résultats apportés par les outils..
3. Les CRM (Candidate Relationship Management)
Pour refléter une image de marque, il est plus qu’indispensable pour une entreprise d’attirer et de fidéliser les talents à fort potentiel. La culture interne permet non seulement de gagner la confiance des employés, mais aussi des candidats qui entrent dans votre structure pour la première fois (par exemple dans le cadre d’un entretien).
Aujourd’hui, ce ne sont plus seulement les entreprises qui sélectionnent les meilleurs profils. Les candidats prennent aussi la peine de trier avec le plus grand soin les structures qu’ils désirent (ou non) intégrer et ils privilégieront celles avec lesquelles ils ont bénéficié d’une expérience de qualité.
Qu’est-ce qu’un CRM ?
Un CRM ou Candidate Relationship Management agit justement de façon à optimiser et garder le contact entre l’entreprise et le candidat. En effet, cet outil communique avec votre vivier de candidats pour maintenir leur intérêt pour l’entreprise. Un recrutement dure en moyenne un mois, voire même plus. Mais en utilisant un CRM, vous aurez déjà une short List des candidats à contacter en priorité pour le prochain recrutement et cela réduit considérablement la difficulté de la tâche et le temps à y consacrer.
Ces profils à considérer sont sélectionnés selon leur expertise, leurs compétences et même selon des critères humains. Un outil de recrutement tel qu’un CRM représente donc allié de taille pour conserver et embaucher les talents d’exception.
CRM : quels avantages ?
Bien plus qu’un simple logiciel, le Candidate Relationship Management est un véritable vivier de talents qui peut aller au-delà des espérances d’un recruteur. Il propose de nombreux avantages, tant pour la marque employeur que pour les candidats ou les employés déjà en poste.
- Générer des offres d’emploi ciblées et personnalisées
- Trouver rapidement les talents potentiels et disponibles à évaluer lors du processus de recrutement
- Renforcer l'engagement des candidats en envoyant régulièrement des actualités et informations de l’entreprise en avant-première. Il peut s’agir de feedbacks constructifs, offres d’emploi, activités de marketing externe, etc.
- Construire une marque employeur de qualité
- Mieux cerner la culture de l’entreprise
- Identifier rapidement les pain points dans le cycle de recrutement pour les traiter
- Améliorer l’expérience candidat
- Former de relations enrichissantes avec les candidats
La condition sinequanone pour bénéficier de tous ces avantages est de choisir le CRM qui s’adapte à vos besoins. Pour y parvenir, il est essentiel que vous définissiez votre budget. Établissez aussi les objectifs et les résultats attendus. Privilégiez surtout les outils CRM qui suivront efficacement la croissance de votre entreprise, assureront une meilleure gestion du travail tels que l’envoi automatique de courriels, le rappel de suivi, classer les candidats, etc.
4. Les outils pour gérer les entretiens en Visio
Certaines solutions ou logiciels de recrutement intègrent des fonctionnalités natives pour la gestion des entretiens en visio. Voici les solutions dédiées les plus connues du grand public.
Zoom
Créé le 21 avril 2011 par Eric Yuan, Zoom est basé à San José et connaît en 2019 un chiffre d’affaires de 331 millions de dollars. Ce logiciel de visioconférence est connu comme l’un des meilleurs sur le marché. Il permet aux entreprises d’organiser des réunions en ligne, des webinaires en vidéo, engager une conversation par message grâce à sa rubrique de messagerie instantanée, etc…
Visiotalent
Fondée en 2014 par Louis Coulon, Visiotalent est une start-up française qui a su maintenir captif le regard des recruteurs en leur permettant non seulement de gagner en temps, mais aussi de faire des courts entretiens vidéo avec les profils visés. Pour ce faire, l’employeur soumet à la plateforme une liste d’interrogations à poser au candidat. Ce dernier recevra une invitation à se connecter sur Visiotalent dans un temps délimité.
Google Meet
Comme son nom l’indique, cette plateforme de visioconférence doit son existence à Google. Elle permet d’effectuer des entretiens vidéos en ligne afin d’évaluer les compétences du candidat avec qui l’on parle. Ses utilisateurs pourront ainsi effectuer des appels vidéo.
5. Les outils de recrutement qui facilitent l’analyse de motivation
La motivation est constituée de l’ensemble de facteurs qui incitent les candidats ou employés d’une entreprise, ayant des besoins et aspirations distincts, à travailler de concert pour atteindre les objectifs fixés par cette entreprise. La productivité du personnel en dépend considérablement. A titre d’exemple, pour le scientifique Frederick Taylor, la motivation économique, c’est-à-dire la récompense des performances, de l’implication ou des résultats, permet de mobiliser efficacement le personnel.
En revanche , l’analyse d’Elton Mayo est centrée sur la motivation non financière. Celle-ci préconise de promouvoir les liens affectifs entre les salariés et de les renforcer. La motivation par le dialogue social et la bonne gestion des carrières est également prise en compte par Mayo. Maslow quant à lui, explique que l’employeur doit considérer les besoins psychologiques, d’appartenance, de sécurité, d’estime, de réalisation et de considération du personnel.
Comment savoir ce que le candidat pense réellement du poste ou de l’entreprise ? Son enthousiasme est-il sincère ? Il n’est pas toujours facile pour les recruteurs de discerner les véritables sentiments des candidats. Les recruteurs semblent avoir trouvé la solution pour tester la motivation. Il s’agit de créer un parcours candidat exigeant : test de personnalité, mise en situation, entretiens multiples, etc. Certains outils permettent de mettre en place et de gérer de tels processus.
Par ailleurs, un recruteur peut évaluer la motivation des candidats lors d’un recrutement en utilisant les méthodes suivantes :
- Analyser la communication non-verbale ;
- Communiquer de manière exhaustive au sujet de l’expérience, des prises d’initiatives et des compétences du candidat.
- Mettre le candidat face à une situation plus ou moins complexe pour évaluer sa capacité à prendre les décisions.
6. Outils de recrutement : gestion de candidatures
Il existe une pléthore d’outils de gestion des candidatures en ligne. Certains ne sont développés que pour traiter les candidatures, tandis que d’autres assurent tout l’ensemble du processus. Ce dernier traitement s’étend de la conception de l’offre d’emploi à l’accueil de la nouvelle recrue. Le plus souvent, les fonctionnalités proposées par ces algorithmes sont le suivi des candidatures, l’envoi automatique des emails, le filtrage des candidatures, l’analyse des données, précisément la qualité des candidats et leur satisfaction générale.
7. Les ATS (Applicant tracking System)
Un ATS est une solution complète permettant de sélectionner les candidats et même de gérer l’intégralité du processus de recrutement. Cette plateforme digitale collecte et analyse les données des postulants et permet de traiter toutes les phases du recrutement de manière efficace et optimale.
Les ATS en mode SaaS sont très intéressants dans la mesure où ils sont flexibles et n’exigent aucune compétence technique pour être pilotés. Avec une interface accessible sur tous les terminaux et en tout temps, ils facilitent le travail hybride et la gestion des équipes à distance. Les ATS comme Remo de Data4job proposent de véritables bénéfices aux entreprises ainsi qu’aux candidats :
- Amélioration de la qualité des recrutements ;
- Accélération du processus de recrutement ;
- Meilleure expérience de recrutement aux candidats ;
- Excellente gestion des indicateurs de performance
📍Voici un cahier des charges des fonctionnalités de l'ATS, qui vous permettra d'évaluer vos besoins et ceux de votre entreprise.
8. Les HCM (Human Capital Management)
ADP
Fort de plus de 70 ans d’existence, ADP rassemble environ 14 années consécutives passées au top des outils de recrutement premium. Le logiciel est géré par Carlos Rodriguez et propose des méthodes de simplification de la vie et de changement du monde de travail.
Fondé par Dimitri Boylan, le but de ce logiciel est de faciliter le recrutement en prenant les bonnes décisions sur les meilleurs profils et aussi en assurant les recrutements à distance.
Cornerstone On Demand
Cornerstone On Demand fait son apparition en 2007 en France. L’outil dispose d’une fonction puissante destinée au suivi des profils. On l’utilise aussi pour planifier la relève des employés d’une entreprise.
9. La CVthèque
Recruter est un exercice complexe qui requiert l’usage d’outils efficaces, ergonomiques et adaptés aux besoins de l’entreprise. La CVthèque est un outil de sourcing, qui prend la forme d’un portefeuille de talents intéressants. En effet, elle se construit progressivement et permet au recruteur d’avoir une fine poignée de talents à contacter en cas de besoin. Naturellement, la Cvthèque se constitue en fonction des besoins de recrutement. Le principe est simple : il suffit que lors d’un recrutement, il y ait 3 profils très intéressants pour le poste à pourvoir. Après avoir recruté un de ces profils, vous gardez les 2 autres dans votre CVthèque pour les recontacter ultérieurement en cas de besoin.
10. La grille d’entretien et d’évaluation des compétences
Qu’importe le degré de digitalisation du processus de recrutement d’une entreprise, l’entretien reste souvent un passage indispensable. Il permet au recruteur de s’entretenir avec le candidat et d’aller plus loin que le dossier de candidature. De par la communication verbale et non-verbale avec le postulant, le recruteur aura plus d’aisance à identifier les motivations extrinsèques et intrinsèques ; cela est bénéfique pour rapidement cerner le profil le mieux indiqué pour le poste.
Pour que l’entretien soit plus complet et pertinent, il peut être mené avec d’autres collaborateurs qui pourront donner leurs avis. Au fur et à mesure que les questions sont posées, les réponses se doivent d’être enregistrées dans une grille d’entretien d’embauche. Cette grille n’est pas anodine. C’est un bon moyen pour garder un œil sur l’objectif de recrutement et même de garder la ligne de conduite de l’entretien. Le plus souvent, elle comporte des informations sur :
- La situation personnelle du candidat ;
- Les critères d’évaluation prédéfinis, adaptés au profil recherché tels que l’expérience professionnelle,les softskills, les compétences humaines, les compétences techniques, la formation initiale, le parcours professionnel, etc.
- Les données sur les circonstances de l’entretien
Besoin de plus d’infos ? Pas d’inquiétude ! Envoyez simplement un e-mail à nos experts : contact@data4job. ✌️
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